Реестр или Журнал Регистрации договоров
“Реестр договоров” – это форма, которую используют участники договорного процесса для учета уже подписанных договоров. Он предназначен для их внутреннего делопроизводства. Любой договор, после того как его подпишут обе стороны, передают своим делопроизводителям, с целью последующей их регистрации. На практике достаточно вести реестр в электронном виде. Если договоры архивируются по годам, то можно на каждый год делать отдельную распечатку. Если в организации (предприятии ) нет людей ответственных за делопроизводство, то его обязанности может выполнять работник, которого назначает директор компании.
После поступления подписанного Договора в делопроизводство ему обязаны присвоить личный номер. именно под этим номер он будет числиться в на предприятии. Возможны 2 варианта по которым можно присвоить соглашению свой регистрационный номер:
- если во время подписания ему уже был присвоен свой номер, то можно поставить на обратной стороне индивидуальный. В таких случаях необходимо поставить специальный штамп и принять номер присвоенный ранее контрагентом.
- можно присвоить сложный номер используя дробь. Тогда под номером будет числиться порядковый номер, присвоенный организацией. Обычно это последующий номер в реестре.
Какой либо особой формы не существует. Каждое предприятие имеет полное право разработать и использовать в своей практике удобный именно для себя. Тем не менее, существуют особые значения, которые он должен в себе содержать, а именно:
- порядковый номер договора;
- дата, место, номер самого подписанного документа;
- полные реквизиты контрагента. Можно обойтись просто полным его названием;
- сам предмет договора;
- период действия данного документа;
- полная сумма подписанного договора.
Предлагаем Вашему вниманию небольшое видео с советами на тему “Как правильно регистрировать и присваивать номер документов в делопроизводстве”:
Ещё одно коротенькое видео на тему “Теория документооборота”:
Вести на производстве Реестр можно двумя способами. В электронном виде, при помощи специальных программ. А можно в журнале, специально предназначенном для такого учёта. Выбор за Вами.
Скачать Реестр договоров в формате “Excel” можно под этой ссылкой:
Образец Журнала учёта договоров можно скачать здесь:
Также предлагаем Вам скачать журнал регистрации трудовых договоров:
Будем надеяться, что наши сегодняшние документы пригодятся Вам в своей работе.
Спасибо. Весьма кстати.